A rotina de um escritório contábil passa pelo uso diário de documentos e dados para realizar os cálculos necessários na administração das empresas. Mas já percebeu que hoje não precisamos necessariamente estar dentro do escritório para acessar tudo isso? Sim, já estamos na era da mobilidade, principalmente quando o assunto é nuvem para escritórios de contabilidade.

Qual a importância da nuvem para escritórios de contabilidade?

Certamente, os benefícios da nuvem para escritórios de contabilidade são várias, como redução de custos, segurança de dados, agilidade e mobilidade, sendo este último o ponto abordado neste conteúdo.

Quando falamos de mobilidade não estamos apenas citando um termo relacionado com o uso de dispositivos móveis. Claro que o aumento no uso dos smartphones foi um fator importante que impulsionou esse mercado, mas outros fatores também constituem o conceito de mobilidade. O principal deles é a computação em nuvem.

Se no nosso dia a dia a capacidade de permanecer conectado e atualizado são os principais benefícios da mobilidade, para o escritório contábil isso não é diferente. Então, confira os detalhes do que é a mobilidade para o escritórios contábeis, qual a sua importância e como a gestão na nuvem pode impactá-la.

Afinal, o que é mobilidade?

Quando falamos em mobilidade, estamos nos referindo à possibilidade de utilizar seus arquivos, dados e documentos essenciais ao trabalho sem precisar estar dentro da empresa ou no escritório, por exemplo. Para que isso aconteça, seus arquivos passam a ficar armazenados na nuvem.

Ou seja, estamos falando da possibilidade de ter um acesso móvel a tudo que precisar, que pode ser feito com o simples uso de qualquer aparelho capaz de acessar a internet e com a devida autorização e login para entrar na nuvem elegida. Em tempos de trabalho remoto, esse é um passo mais do que essencial no funcionamento dos escritórios contábeis.

Dessa forma, em muitos casos não é preciso ficar na empresa até mais tarde para resolver alguma coisa que possa ser feita pela internet em casa. Estamos falando de ter sua empresa praticamente “a partir de qualquer lugar”.

Acessando sua nuvem de qualquer outro lugar e fazendo toda a gestão dos arquivos e dados, você consegue ter acesso ao mesmo ambiente online de trabalho compartilhado com outras pessoas da sua equipe, sem que necessariamente todos estejam em um só local. Com isso, os benefícios são claros: ganhar tempo, qualidade no trabalho e produtividade.

Impactos da mobilidade para escritórios contábeis

Durante algum tempo, o setor contábil, que lida com muitos documentos na sua rotina, ficou resistente para adoção de novas tecnologia, preferindo manter as formas tradicionais de trabalhar em vez da transformação digital. Mas isso está mudando.

No passado, os escritórios foram cautelosos ao adotar soluções em nuvem ou móveis, expressando preocupações sobre a proteção de informações confidenciais dos clientes e a segurança contra ameaças inesperadas como quedas de energia, ransomware e outros ataques maliciosos .

Uma vez que os escritórios contábeis superaram suas objeções ao uso da nuvem, os profissionais não só se beneficiam dos escritórios sem papel, mas também da liberdade de mobilidade.

Importância da gestão na nuvem

Empresas de todos os tamanhos e em todos os setores estão se afastando das soluções de TI locais e adotando serviços baseados em nuvem.

Fazer a gestão na nuvem é um passo importante que traz a redução da burocracia, já que realizar atividades online é mais fácil, eficiente e rápido para o escritório e para os clientes. Com isso, você ganha escalabilidade, pois a tecnologia permite que você expanda seus clientes e serviços sem necessariamente ter que aumentar os custos na mesma proporção.

Mas a mobilidade é a melhor coisa que a gestão de documentos na nuvem proporciona, principalmente para ter mais agilidade. Assim fica clara a importância do escritório contábil estar totalmente integrado com sistemas em nuvem.

Quais os benefícios da mobilidade para escritórios contábeis?

Mudar para a nuvem pode realmente ajudar os escritórios contábeis em diversos aspectos da operação:

• proteger proativamente seus dados, aumentando a segurança;
• melhorar a eficiência operacional;
• garantir o planejamento de contingência (ou seja, recuperação de desastres);
• economia de custos (ou seja, economia na infraestrutura de TI).

Mas agora vamos trazer detalhes sobre os 3 principais beneefícios.

1. Acesse tudo, a qualquer hora

Conforme os escritórios contábeis adotam os softwares de gerenciamento baseados na nuvem, eles podem colher os benefícios do acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana a todos os seus dados.

Isso significa que quando está com um cliente, você tem acesso imediato a dados que podem ser utilizados em tempo real. É o fim da necessidade de enviar arquivos por e-mail para si mesmo ou ligar para colegas para obter alguma informação.

2. Trabalhe de qualquer lugar como se estivesse no escritório

É complicado quando seus arquivos ficam mantidos no escritório ou em um servidor que você só pode acessar do computador fixo. Fica impossível agilizar seu trabalho durante as viagens para encontrar clientes ou entre as reuniões.

A mobilidade proporcionada pela nuvem, com o acesso a arquivos que você normalmente só tinha no escritório, significa que você pode eliminar o tempo de inatividade e ser produtivo onde quer que esteja. Quando consegue trabalhar de qualquer lugar como se estivesse no escritório, pode agregar valor aos clientes sempre que precisar.

3. Mantenha tudo sincronizado e compartilhe os arquivos com segurança

Manter a sincronia de dados e informações é um desafio diário para os escritórios contábeis, especialmente se você estiver fora do escritório. E, quando você finalmente consegue pegar os dados corretos, sempre há aquela dúvida se é ou não a versão mais recente.

Com que frequência você se pega enviando versões de documentos por e-mail, apenas para não perder o controle do arquivo mais recente? Ao salvar seus documentos na nuvem, você sempre tem a versão mais recente em mãos, acessível em qualquer dispositivo conectado, de qualquer local.

Isso significa que o trabalho que você faz no celular enquanto espera por um cliente é sincronizado imediatamente em tempo real. Sempre estará disponível no escritório e vice-versa.

Além disso, ao usar serviços de compartilhamento seguro, você pode disponibilizar as versões mais recentes dos arquivos de forma segura com clientes e terceiros. Não precisa comprometer a proteção de dados e a confidencialidade.

Agora que já sabe tudo sobre a importância da mobilidade com a nuvem para escritórios de contabilidade, não perca tempo e fale com um especialista Fortes. Nós podemos apoiar você nessa migração.